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Erschienen in QZ, Qualität & Zuverlässigkeit 8/2007

Intern erledigen oder extern vergeben?

Kostenfaktor Prüfmittelüberwachung

In Fertigungsbetrieben aller Größenordnungen stehen die QM-Beauftragten irgendwann vor einer entscheidenden Frage: Soll die Prüfmittelüberwachung intern erfolgen oder extern vergeben werden?

Grundsätzlich kann man dieser Entscheidung nicht aus dem Weg gehen, wenn das Qualitätsmanagementsystem des Betriebes nach einem der Re-gelwerke wie DIN EN ISO 9001, QS 9000, VDA 6.1 oder ISO/TS 16949 zertifiziert sein will oder muss. Mit diesen Dokumenten sind die Richtlinien für ein verbindliches Qualitätsmanagement definiert worden. Sie legen die Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem fest, mit dem ein Be-trieb dokumentiert, dass seine Produkte kundenseitige sowie technische und behördliche Anforderungen erfüllen. Die deutschen Automobilhersteller und deren Zulieferer haben speziell die ISO/TS 16949 und die VDA 6.1 eingeführt.

Allen diesen Normen ist eines gemeinsam: Sie fordern eine umfassende Prüfmittelüberwachung in den zertifizierten Betrieben. Damit verknüpft ist auch die Forderung, dass im Rahmen der Prüfmittelüberwachung eine Rückführung an nationale oder internationale Normale stattfindet. Denn fähige Prüfmittel sind unbedingte Voraussetzung für eine objektive Bewertung der Messergebnisse aus Werkstückprüfungen.

An der Prüfmittelüberwachung führt also kein Weg vorbei. Und somit auch nicht an den mit ihr verbundenen Kosten. Diese können allerdings in ein und demselben Betrieb höchst unterschiedlich ausfallen – je nachdem, wem man diese wichtige Aufgabe überträgt: einer internen Abteilung oder einem externen Dienstleister. Das Problem: Es gibt keine allgemein gültige Empfehlung, jedes Unternehmen muss sehr intensive eigene Kosten-Nutzen-Analysen vornehmen.

Deshalb wären auch in diesem Praxistipp modellhafte Rechnungen wenig sinnvoll. Hilfreicher sind Hinweise auf einige zu berücksichtigende Eckpunkte der Entscheidungsfindung.

Die interne Prüfmittelüberwachung

Prüfmittelüberwachung ist per definitionem die vollständige Erfassung und Verwaltung aller Prüf- und Messmittel im Betrieb, das Festlegen ihrer Kalibrierintervalle, das Erarbeiten der Prüfanweisungen und das Umsetzen gültiger Normen für diese Prüfungen – und letztlich auch die Kalibrierung mit der Rückführung der Prüfmittel an nationale oder internationale Normale. Also eine Menge Arbeit.

Um die Prüfmittelüberwachung betriebsintern abzuwickeln, bedarf es umfassender personeller, organisatorischer, technischer und räumlicher Strukturen.

Da ist zunächst die Bereitstellung und Bestückung eines geeigneten Arbeitsumfelds, sprich  die Einrichtung mindestens eines Messraums mit dem nötigen prüftechnischen Equipment. Zum Beispiel mit Parallelendmaßsätzen und Einstellringen, Längenmesser, Messuhren- und Feinzeigerprüfgeräten. Teils auch mit Messmikroskopen, Rauheits- und Formprüfplätzen, Prüfplatten oder sogar mit Koordinatenmessgeräten und Hilfsmitteln, wie Spannvorrichtungen, Messständer etc.

Lässt sich die prüftechnische Ausrüstung solcher Arbeitsbereiche noch recht eindeutig und sicher definieren, werden deren allgemeine Betriebskosten leicht unterschätzt. Zu nennen sind hier die Möblierung, der Einbau und Betrieb einer Klimaanlage oder Kosten für Reinigungsmittel und Arbeitsmaterial für die Nachbearbeitung, etwa für das Abziehen von Messflächen.

Bedacht werden sollte schließlich, dass auch die Arbeits- und Bezugsnormale selbst, also zum Beispiel die Parallelendmaßsätze, regelmäßig kalibriert werden müssen. Hier fallen in aller Regel Kalibrierkosten für die Auftragsvergabe an ein akkreditiertes Kalibrierlabor an.

Nächster Punkt: die meist benötigte Software für die Auswertung und Dokumentation der Prüfmittelüberwachung. Mit einer bescheidenen Excel-Tabelle ist es hier nämlich nicht getan. Stattdessen bedarf es eines Programms, das ein gesichertes Verfahren garantiert und somit denen entspricht, die auch in akkreditierten Kalibrierlaboratorien eingesetzt werden. Derartige Software schlägt leicht mit einigen tausend Euro für die Einzelplatzlizenz zu Buche.

Der Löwenanteil der Kosten für eine interne Prüfmittelüberwachung entfällt aber vermutlich in allen Betrieben auf das Personal. Selbst bei einer mittleren Anzahl von zu prüfenden Messmitteln werden meist zwei Mitarbeiter mit hohem technischem Fachwissen und großer Zuverlässigkeit benötigt: ein Techniker für Sonderfälle, Prüfanweisungen, Toleranzbestimmungen und Ablauforganisation sowie ein Facharbeiter für die Erledigung der Standardaufgaben.

Abgesehen von den laufenden Personalkosten für diese spezialisierten Mitarbeiter sind weitere Aufwendungen für deren intensive Schulung anzusetzen. Ohne qualifizierte Ausbildung geht nämlich gar nichts. Denn eine Zertifizierung zum Beispiel nach DIN EN ISO 9001 setzt zwingend voraus, dass die Kompetenz des Personals in der Prüfmittelüberwachung nachweislich dokumentiert werden muss. Dazu werden eine Reihe von Lehrgängen und Seminaren angeboten, unter anderem im Schulungszentrum MIM (Mitutoyo Information Center of Metrology) der Mitutoyo Messgeräte GmbH.

Angesichts dieser – hier nur skizzierten Rahmenbedingungen – wird deutlich, dass eine interne Prüfmittelüberwachung recht schnell mit fünfstelligen, gar sechsstelligen Eurobeträgen pro Jahr in die Bilanz einfließt. Kosten, die sicher nicht jeder Betrieb ohne weiteres zu schultern vermag. Vor allem dann nicht, wenn das Prüfaufkommen relativ niedrig ist – denn die meisten der genannten Belastungen fallen völlig unabhängig vom Auslastungsgrad des vorhandenen Messraums und seiner Einrichtungen an.

Daraus lässt sich schlussfolgern: Je kleiner der Betrieb und je geringer sein Bestand an zu prüfenden Messmitteln, umso unwirtschaftlicher ist vermutlich eine interne Prüfmittelüberwachung. Ihre Kosten und Nutzen stehen oft erst bei einem erheblichen Prüfaufkommen in wirtschaftlich sinnvoller Relation.

Die externe Prüfmittelüberwachung

Natürlich gibt es auch die externe Prüfmittelüberwachung nicht zum Billigtarif – schließlich handelt es sich dabei um eine hochqualifizierte und verantwortungsvolle Dienstleistung. Und die darf nicht nur, sondern muss ihren Preis haben. Allerdings muss zwischen dem Preis und der Qualität der Messmittelprüfung kritisch abgewogen werden.

Selbst mittlere und höhere Prüfaufkommen sind extern oft günstiger zu realisieren als betriebsintern. Bequemer ist es allemal, da Komplettdienstleister wie etwa Mitutoyo nicht nur die technische Seite der Prüfmittelüberwachung übernehmen, sondern – sofern der Auftraggeber es wünscht – auch die gesamte Verwaltung, zum Beispiel die Festlegung der Prüfintervalle, die Terminierung etc.

Doch Vorsicht: So viel Komfort verleitet schnell dazu, auch das Know-how der Prüfmittelüberwachung komplett aus der Hand zu geben. Das sollte unbedingt vermieden werden. Denn schließlich muss der Qualitätsverantwortliche im Betrieb in der Lage sein, die Fähigkeiten und die Leistungen des externen Dienstleisters umfassend bewerten zu können. Grundsätzlich muss betriebsintern auch die Fähigkeit vorhanden sein, die Einsatzfähigkeit der Prüfmittel überhaupt beurteilen und gewährleisten zu können.

Daher kann man nur dringend raten, auch bei externer Vergabe der Prüfmittelüberwachung zumindest einen eigenen Mitarbeiter mit der dazu erforderlichen Qualifikation zu versehen, also entsprechend schulen zu lassen.  Zum Beispiel im genannten MIM von Mitutoyo, das dazu herstellerunabhängige Seminare anbietet.

Keinesfalls sollte man stattdessen allein auf die absolvierte Berufsausbildung setzen. Denn bis zum heutigen Tag legt weder die Facharbeiter- noch die Technikerausbildung besonders großes Gewicht auf die Wissensgebiete Fertigungsmesstechnik und Prüfmittelüberwachung.

Fazit

Die richtige Antwort auf die Frage „Prüfmittelüberwachung intern oder extern?“ ist weitgehend abhängig von Prüfaufkommen im Betrieb. Ein geringes und mittleres Aufkommen könnte meist eher für eine externe Vergabe sprechen. Unverzichtbar sowohl bei externer wie auch interner Prüfmittelüberwachung ist jedoch die spezielle Schulung eigenen Personals.